Le processus d'approvisionnement des achats :
- Évaluation des besoins
- Contrôle de l'inventaire
- Validation du budget
- Choix du fournisseur
- Commande
- Suivi des commandes
- Réception de la marchandise
- Procédure de paiement
Le processus d'approvisionnement : les 8 étapes en détail
1. Évaluation des besoins
Tout processus de commande commence par l'évaluation des besoins. L'évaluation des besoins donne une vue d'ensemble des biens et services nécessaires à l'entreprise. Dans ce but, le stock de matériel est comparé aux ordres de production et de vente ainsi qu'aux commandes d'achat.
Généralement, on distingue trois types de besoins lors de l'évaluation des besoins : les besoins primaires (par exemple, les sous-ensembles et les pièces de rechange vendables), les besoins secondaires (tels que les matières premières et les pièces détachées) et les besoins tertiaires (notamment les matières auxiliaires et les consommables).
Il existe en principe trois méthodes pour déterminer les besoins : la méthode déterministe, la stochastique et l’heuristique. Dans la méthode déterministe, les besoins sont déterminés à l'aide de nomenclatures et de formules. La méthode stochastique utilise les données de consommation passées. Des méthodes mathématiques telles que l'analyse de régression, les moyennes arithmétiques et autres sont utilisées à cet effet. Avec la méthode heuristique, les besoins sont déterminés sur la base d'une estimation subjective effectuée par des employés expérimentés.
Liste de contrôle :
- Est-ce que les besoins exacts en termes de quantité et de qualité ont-ils été déterminés ?
- Quelle est la quantité moyenne de matériel en stock ?
- Quelle est la fréquence de rotation du stock chaque année ?
- Quelle est la durée moyenne de stockage des différents matériaux dans l'entrepôt ?
- Quels biens et services doivent être achetés ?
2. Contrôle de l'inventaire
Le contrôle de l’inventaire est une partie importante de la détermination des stocks. Il fournit la comparaison entre la valeur théorique et réelle des stocks sous forme de données de base des articles, de numéros de série et de listes de prix. Cela permet d'obtenir des indicateurs importants sur les niveaux de stock actuels, les niveaux de stock minimum, les consommations moyennes, les prix d'achat, les commandes planifiées et bien plus encore. Le contrôle des stocks est une condition importante pour la préparation des commandes.
Liste de contrôle :
- Tous les stocks, mouvements, entrées et sorties de matériel sont-ils documentés ?
- Quels sont les taux de rétention et de rotation ?
- Quand commander et quelle quantité ?
- Où sont stockés les produits dans votre entreprise ?
- Quels éléments doivent être comptés et à quel moment ?
3. Validation du budget
Une fois que l'inventaire et les besoins ont été définis, il faudra clarifier le budget. Il s'agit en principe d'une tâche du contrôle de gestion et non de la gestion des articles. En général, avant de valider un budget, toutes les commandes prévues sont vérifiées par une section de dépenses (très souvent interne) pour s'assurer qu'elles respectent une enveloppe financière globale. Dans ce contexte, des mesures de protection des liquidités sont également mises en œuvre, de sorte que de nombreuses commandes constituent des transactions « sur mesure ».
Nous ne pouvons pas vous proposer de liste de contrôle pour la validation du budget, car cette procédure dépend étroitement des directives de l'entreprise et il n'est donc pas possible de faire des déclarations générales.
4. Choix du fournisseur
Une fois le budget approuvé, il est temps de sélectionner les fournisseurs appropriés. Dès lors, il convient d'être extrêmement prudent, car la qualité de votre service ou de vos produits dépend en grande partie de la qualité des matériaux, produits et services achetés. C'est pourquoi la recherche de fournisseurs doit également être considérée comme une partie de l'approvisionnement stratégique et se fait généralement en amont sur le long terme.
Pour le contrôle des (nouveaux) fournisseurs, il est judicieux de procéder à une enquête formelle sous forme de questionnaire. Des audits externes peuvent également être réalisés chez le fournisseur afin de s'assurer sur place de son système qualité. Pour finir, les modèles doivent être examinés en détail.
Liste de contrôle :
- Le fournisseur est-il apte à répondre à vos exigences de qualité prédéfinies ?
- Quelle est l'évolution des prix et des coûts du fournisseur ?
- En ce qui concerne les dates de livraison et le respect des délais, qu'en est-il ?
- Quelles sont les conditions de livraison ?
- Quels sont les délais de livraison ?
- Est-il possible d’obtenir des échantillons ?
- Y a-t-il un interlocuteur attitré ?
- Le fournisseur est-il flexible et peut-il réagir immédiatement ?
- Quels sont les délais de paiement ?
- Quels sont les méthodes de paiement disponibles ?
- Quelles réductions peuvent être accordées ?
- Est-il nécessaire de conclure un accord de confidentialité ?
Vous trouverez également ici des informations plus détaillées concernant la sélection des fournisseurs.
5. Commande
Le processus de décision se termine avec la sélection du fournisseur. Il est également possible de prendre en compte plusieurs fournisseurs lors de la sélection afin de pouvoir, le cas échéant, passer à un fournisseur alternatif. Passons désormais à la commande. La commande est la demande formelle faite à un fournisseur de mettre à disposition un produit ou un service. Si la commande est passée immédiatement après une offre ferme d'un fournisseur et dans le délai de validité de l'offre, un contrat est directement conclu. Si l'offre est sans engagement, le fournisseur doit d'abord répondre par une confirmation de commande.
Liste de contrôle :
- La commande contient-elle tous les articles, la quantité et l'unité de quantité ?
- La date et l'adresse de livraison sont-elles mentionnées ?
- La commande contient-elle toutes les informations concernant le prix, la devise et les conditions de paiement ?
- L'adresse du fournisseur est-elle correcte ?
- Un historique des commandes a-t-il été créé ?
- Toutes les possibilités et modalités de retour ont-elles été précisées ?
- Existe-t-il des possibilités de suivi des envois ?
- Le cas échéant, des conditions de garantie particulières ou des particularités spécifiques à chaque pays s'appliquent-elles ?
- Le service client du fournisseur est-il facilement joignable à tout moment ?
6. Suivi des commandes
Étant donné qu'il peut arriver qu'un fournisseur ne respecte pas les délais de livraison ou livre des articles non conformes, il est indispensable de suivre les commandes. Pour cela, il est important de documenter précisément l'historique des commandes. Seul un historique de commande correctement géré permet de réagir à temps en cas de surprise (par exemple sous la forme de rappels) et d'éviter ainsi des inconvénients pour son propre processus de création de valeur. Pour le suivi des commandes, des systèmes intégrés dans le système informatique de l'entreprise sont nécessaires.
Liste de contrôle :
- L'historique des commandes est-il clair et pertinent ?
- Les délais sont-ils respectés ou y a-t-il des retards ?
- Tout est-il prêt pour une éventuelle relance et un rappel ?
- Les commandes doivent-elles être annulées ?
Conseil : consultez également notre article gratuit sur l'influence de la digitalisation sur le processus d'approvisionnement et apprenez comment vous pouvez en tirer profit.
7. Réception des marchandises
La réception des marchandises ne se limite pas à l'acceptation physique de la ou des commandes que vous avez passées. Cela comprend également la documentation de la réception et la transmission des éléments et de leurs données d'entrée. De même, la réception des marchandises doit être enregistrée en valeur et en quantité dans la comptabilité. En règle générale, ces enregistrements sont effectués à l'aide des bons de livraison ou des factures d'entrée de marchandises.
Lors de la réception des marchandises, il est important de bien contrôler les marchandises livrées à l'aide du bon de livraison. Si des défauts sont constatés lors de la réception des marchandises, il convient de refuser la réception ou de réclamer immédiatement les marchandises auprès du fournisseur. Si cela n'est pas fait correctement, la quantité indiquée sur le bon de livraison est considérée comme livrée et exempte de dommages.
Liste de contrôle :
Avant la réception des marchandises
- La marchandise vous est-elle destinée ?
- La commande de la marchandise a-t-elle été effectivement passée ?
- Le nombre de colis livrés correspond-il au nombre indiqué sur le bon de livraison ?
- Les articles à échanger sont-ils en état d'être échangés ?
- La marchandise présente-t-elle des dommages visibles de l'extérieur ?
- Le délai de livraison a-t-il été respecté ?
Après la réception des marchandises
- Les colis contiennent-ils ce qui est indiqué à l'extérieur ?
- La marchandise présente-t-elle des dommages qui n'étaient pas visibles de l'extérieur ?
8. Procédure de paiement
Si la marchandise est acceptée, le service comptable vérifie la facture dès qu'elle sera disponible. La facture doit correspondre à la fois à la commande et au bon de livraison. Si ce n'est pas le cas, il incombe à la comptabilité de résoudre ces divergences. Pour ce faire, le service comptable devra prendre contact aussi bien avec le fournisseur qu'avec le service des achats. Une fois que tout sera clarifié, la facture sera approuvée et enregistrée. Une autorisation de paiement sera créée et le montant de la facture pourra être réglé via la banque.
Liste de contrôle :
- La commande et les données figurant sur le bon de livraison correspondent-elles ?
- L’ensemble les coordonnées bancaires sont-elles correctes ?
- Toutes les étapes de paiement ont-elles été vérifiées et approuvées ?
- Est-ce que l'endroit et la manière dont la facture doit être classée sont bien définis ?
Le processus d'approvisionnement s'achève avec le paiement de la facture.
Que vous travailliez dans une entreprise de petite taille ou dans un grand groupe, les étapes du processus d'approvisionnement suivent généralement ce modèle. De nos jours, ces processus peuvent également être assistés par des logiciels.
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