Les achats indirects sont souvent sous-estimés
Les achats indirects sont encore quelque peu négligés dans bon nombre d’entreprises. Ils représentent généralement 15 à 30 % du coût total des achats. L'influence des achats indirects sur la performance financière des entreprises est donc un facteur tout à fait important à prendre en considération. Cela inclut tous les biens et services qui ne sont pas directement liés au processus de production des produits et qui n'appartiennent pas à des matières premières telles que les matériaux d'emballage. Ils sont plutôt nécessaires pour gérer, exploiter ou soutenir le secteur d'activité principal. Cela inclut les éléments suivants :
- Les fournitures industrielles et de bureau
- Les machines et outils
- Les consommables, tels que des produits de nettoyage ou des fournitures de bureau
- Les services de transport et de logistique
- Les services de conseil et de formation
- Les services marketing
- La technologie informatique sous forme de matériel et de logiciels ainsi que des services informatiques
- Autres services, tels que les travaux d'entretien, de nettoyage et de réparation
- Les frais de voyage
Défis en matière d'achats indirects
Même dans le cadre des achats indirects, il est important de se procurer des matériaux et des services de manière efficace, rentable et dans les délais. Cependant, les achats indirects ont certaines caractéristiques particulières qui constituent également un défi. Les achats indirects se traduisent généralement par un grand nombre de processus de commande pour de nombreux produits différents, chacun ayant une valeur de commande relativement faible. Ce type d’achat est généralement organisé de manière décentralisée, ce qui signifie que de nombreux employés sont impliqués dans les commandes.
Les achats dits « Maverick » sont monnaies courantes : de nombreux départements spécialisés procèdent aux achats par eux-mêmes sans faire appel à des experts en achats. Par conséquent, l'ensemble du processus de commande est nettement moins transparent que l'achat direct et implique souvent des coûts inutilement élevés, car aucun accord-cadre n'est utilisé et les conditions ne sont pas négociées de manière optimale. En ce qui concerne les produits et services d'achat indirect habituels, de nombreux fournisseurs se font concurrence pour attirer des clients.
Comment réduire les coûts liés aux achats indirects
Quiconque parvient à négocier une remise de quelques pour cent sur les achats directs peut être fière de lui. Cependant, les chances d'obtenir des remises beaucoup plus importantes sur les achats indirects sont souvent beaucoup plus élevées. Par exemple, les fourchettes de prix dans les agences de marketing ou les « Facility Management » pour des offres comparables sont généralement assez larges. Bien souvent, il suffit simplement de demander un rabais d’un pourcentage à deux chiffres pour en obtenir un. En ce qui concerne les achats informatiques, il est également possible d’économiser beaucoup d’argent en passant par des solutions offertes sur le cloud. Les appels d'offres et les négociations professionnelles effectuées par le service de l’économat se traduisent souvent par une baisse significative des coûts. La plupart des entreprises sont désormais conscientes de la question des coûts énergétiques, mais même dans ce segment, un changement de fournisseur peut souvent permettre d'économiser des milliers d'euros. Par exemple, il existe des associations ou coopératives d'achat d'énergie qui rassemblent les demandes en énergies de plusieurs industries, artisans et autres entreprises et peuvent donc négocier des prix de gros beaucoup plus avantageux. C’est pourquoi les directeurs des achats devraient toujours suivre l'évolution des prix à la bourse de l'électricité. Les entreprises peuvent ainsi réagir rapidement aux fluctuations des prix ou à l'évolution du marché de l'énergie et minimiser les risques liés à leurs achats. En matière d'achats indirects en particulier, ce ne sont pas seulement les prix d'achat qui sont déterminants, mais le package global qui fait la différence. Par exemple en s’informant des services de maintenance et de la consommation d’énergie des appareils inclus et bien plus encore.
En général, les éléments suivants s'appliquent : les données que les entreprises peuvent exploiter grâce à la digitalisation progressive et aux technologies d'automatisation actuelles, devraient également être utilisées dans les achats indirects afin d'exploiter leur potentiel caché. En effet, jusqu'à présent, ce secteur n’a encore été que relativement peu normalisé et digitalisé. Cela signifie notamment que les coûts de traitement par commande demeurent encore bien plus élevés que nécessaire.