6 outils populaires pour les réunions en ligne
1. Zoom - Le grand gagnant de la pandémie
Depuis le début de la pandémie de coronavirus, l'outil de visioconférence Zoom jouit d'une grande popularité. Lors d'un sondage réalisé en mai 2021, 38 % des participants ont indiqué qu'ils avaient déjà utilisé Zoom. Un chiffre énorme quand on considère que tout le monde ne travaille pas assis à un bureau.
En tant que logiciel de visioconférence basé sur le cloud, Zoom propose tout un tas de fonctions :
- Enregistrement des réunions
- Partage de l'écran
- Sondages en direct
- les fonds d'écran virtuels et la demande de parole
- Chats
- une application mobile pour les participants qui ne peuvent pas être assis à un bureau
Un autre avantage de l'outil est le tableau blanc intégré qui permet aux participants à la conférence de réaliser des croquis, des fiches de travail ou des notes communes. Depuis octobre 2021, Zoom propose même des sous-titres générés automatiquement pour les comptes gratuits.
L'on peut accepter jusqu'à 1000 participants au total, mais seulement 49 d'entre eux peuvent être affichés à l'écran simultanément par vidéo. Un compte Zoom et l'installation du logiciel ne sont cependant pas absolument nécessaires. La vidéo est en qualité HD. Dans la version gratuite, le nombre de participants est néanmoins limité à 100 et la durée maximale de la réunion à 40 minutes.
2. Microsoft Teams : un outil multifonctionnel pour le travail en équipe
Microsoft Teams dispose lui aussi de fonctionnalités comme les chats en groupe, le stockage de fichiers collaboratif, les fonds d'écran individuels, le partage d'écran et l'enregistrement des conversations. Mais l'outil propose bien plus que cela : Teams se distingue en particulier par son intégration avec toutes les applications du pack Office. Il est donc facilement possible de travailler à plusieurs sur une présentation PowerPoint ou un fichier Excel par exemple. Les utilisateurs de Microsoft Teams ont de plus le choix entre un grand nombre d'extensions.
Dans la version gratuite, jusqu'à 100 participants peuvent organiser une visioconférence pendant une heure au maximum. Dans les versions payantes, plus de 300 participants sont autorisés, et lors de webinaires, ce sont même jusqu'à 10 000 personnes qui peuvent y assister via l'outil. Il est également possible avec Microsoft Teams d'envoyer des liens d'invitation à des participants n'ayant pas installé l'outil.
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3. Skype – pour l'appel vidéo spontané
Depuis que Skype existe, les étudiants n'appellent plus leurs parents au téléphone, au lieu de cela, ils communiquent avec eux du monde entier en vidéo. Le service, qui reste gratuit, est recommandé comme outil simple de réunion. Jusqu'à 100 personnes peuvent participer aux appels vidéo de groupe. En outre, Skype permet les chats en groupe sans limite de taille. Alors qu'auparavant tout participant devait posséder un compte Skype, le logiciel permet aujourd'hui aux utilisateurs non inscrits de participer par le biais d'un lien d'invitation. Parce qu'on peut simplement participer via un navigateur, il n'est pas nécessaire d'installer Skype. Des présentations, des documents de travail ou des ébauches peuvent être partagés sur l'écran. De plus, il est possible d'enregistrer la conversation et de la sauvegarder jusqu'à 30 jours.
La version payante Skype for Business propose des avantages supplémentaires : les discussions avec 250 personnes et les conférences en direct avec jusqu'à 10 000 personnes sont possibles. Il y a en outre une fonction de tableau blanc ainsi que la possibilité de lancer des sondages de manière spontanée.
4. Cisco Webex : un outil de conférence innovant
Le logiciel de visioconférence Webex de l'entreprise Cisco est un des plus anciens prestataires de visioconférence sur le marché, mais il a continuellement été amélioré depuis sa sortie. Les fonctionnalités sont similaires à celles des leaders du marché Zoom et Teams. Les vidéoconférences peuvent rassembler jusqu'à 250 participants et pour la version gratuite 50 minutes maximum avec jusqu'à 100 participants. Webex se démarque particulièrement par sa grande qualité de vidéo et de son, et il respecte les principes de la protection des données.
Depuis peu, la fonctionnalité Webex Hologram est disponible. Cette solution utilise des casques de réalité augmentée afin de générer un champ de vision de 360 degrés. Des hologrammes photoréalistes générés en temps réel donnent le sentiment d'une présence physique. La visioconférence en 3D doit également bientôt être possible.
5. GoToMeeting
GoToMeeting convainc par son installation facile et son utilisation intuitive. L'organisateur peut planifier des conférences via le calendrier Google ou MS Outlook ou les démarrer spontanément à partir d'une application de bureau. Citrix permet le travail collaboratif sur des documents en temps réel. Le modérateur décide des contenus affichés à l'écran qu'il souhaite transmettre et peut aussi transférer le contrôle de la souris et du clavier à d'autres utilisateurs. De la même façon, d'autres utilisateurs peuvent obtenir les droits de modérateur. Citrix fonctionne sur PC, Mac, iPhone, iPad et sur les appareils Android. L'application coûte 10 euros par mois et par organisateur lorsqu'il y a moins de 150 participants. Des options autorisant jusqu'à 250 participants sont également disponibles pour 14 euros par mois. Citrix propose une version d'essai gratuite pour tester le logiciel.
6. Adobe Connect
L'outil d'Adobe convainc par son envergure et sa clarté. Le modérateur peut accorder l'accès à la salle de réunion virtuelle de manière individuelle. Les invitations et le début des conférences peuvent simplement être lancés depuis Outlook. La licence mensuelle pour 25 utilisateurs au maximum coûte 50 dollars par mois et par modérateur (540 dollars pour la licence annuelle, soit 500 euros environ). Pour 130 dollars par mois, il est aussi possible d'organiser des webinaires et des formations avec jusqu'à 1500 participants.
Conclusion
Le logiciel en ligne en tant que service (SaaS) présente l'avantage de ne pas requérir d'efforts ou de coûts pour la maintenance et la mise à jour de l'infrastructure informatique de l'entreprise. Les systèmes complexes de visioconférence peuvent presque remplacer les réunions en présentiel. Souvent, de simples solutions vidéo et des fonctions de base suffisent aux organisateurs. Pour la sécurité des données, les entreprises devraient privilégier les systèmes hébergés en France et dotés d'un haut niveau de cryptage.
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