Les outils collaboratifs : la solution de communication pour les équipes décentralisées

Communication entre collaborateurs au sein de l’entreprise : les outils collaboratifs de plus en plus présents

Productivité et efficacité accrus à des coûts relativement faibles : les outils de collaboration basés sur le cloud, également appelés outils de travail collaboratifs, continuent d’offrir de meilleurs avantages que les moyens de communication traditionnels. Avant l’apparition de la pandémie de Corona, en plus du courrier électronique et du téléphone, les systèmes de vidéoconférence et de messagerie instantanée étaient principalement utilisés par les grandes entreprises. Désormais, ces outils se sont étendus aux petites et moyennes entreprises.

Saviez-vous qu’une utilisation intelligente des technologies dites « sociales » dans les entreprises peut augmenter la productivité jusqu'à 25 % ? Les entreprises qui renoncent aux outils de collaboration sociale pour assurer la communication au sein de leurs équipes décentralisées et des collaborateurs travaillant à domicile, rejoindront rapidement le club des entreprises qui gaspillent chaque année environ 900 milliards de dollars US.

D’après le baromètre Phygital Workplace réalisé par l’Institut français d’opinion publique (Ifop), 84 % des salariés sont devenus des utilisateurs familiers des différents outils de travail collaboratif mis à leur disposition. Ce baromètre indique que l’utilisation de ces outils augmentent le sentiment de confiance au sein de l’équipe et leur efficacité au quotidien.
 

Les outils de collaboration les plus appréciés
 

Microsoft Teams

Cette plateforme complète de communication et de collaboration de Microsoft fait partie de la suite Microsoft Office 365 et est donc utilisée par de nombreuses entreprises, de sorte que la communication externe passe souvent par cet outil. Presque toutes les fonctionnalités courantes y sont accessibles : les appels audio et vidéoconférences, les discussions de groupe et les conversations privées ainsi que la possibilité de partager des fichiers et de les modifier à plusieurs.

De plus, l’outil peut également être utilisé pour effectuer des webinaires et des formations. D'autres applications et services Microsoft peuvent être facilement intégrés. Les fonctionnalités de sécurité et de conformité étendues comme le cryptage des données et l'approbation spéciale pour l'accès des invités sont une autre importante caractéristique de Microsoft Teams.
 

Google Workspace

Quiconque passe du temps sur les plateformes Google peut difficilement se passer de Google Workspace. C'est sur cet espace que le géant de la technologie réunit plusieurs outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud : Google Docs permet aux employés de travailler ensemble sur des documents ou sur un sujet, tandis que Google Sheets est un outil de conception de feuilles de calcul et peut être utilisé pour planifier ses vacances, par exemple. Google Slides est utilisé pour créer des présentations et Google Meet permet de tenir des réunions en visioconférence et est le service de messagerie instantanée de l’entreprise. Le programme de messagerie Gmail peut également être utilisé par les entreprises.
 

Slack

Ces dernières années, l'outil de collaboration cloud basé sur le chat, Slack, s'est de plus en plus imposé dans le secteur des entreprises. Les start-ups apprécient particulièrement sa simplicité d'utilisation : une installation du logiciel sur le bureau n'est même pas obligatoire.

Au besoin, de différents canaux peuvent être créés pour différentes équipes, différents thèmes ou différentes tâches. Des discussions directes entre plusieurs personnes sont également possibles. Des collaborateurs externes peuvent également être ajoutés au logiciel de collaboration. Les services et applications de différents fournisseurs peuvent être facilement intégrés.

Par rapport aux normes européennes relatives à la protection des données, Slack s’appuie sur des normes américaines plutôt laxistes. Toutefois, sur la plateforme de communication Slack, toutes les données au repos et en transit sont cryptées par défaut et ce pour l’ensemble des clients. De plus, les données sont protégées contre la perte grâce à des outils tels que Slack Enterprise Key Management (Slack EKM), des journaux d'audit et des intégrations avec des fournisseurs de solutions éprouvés.
 

Zoom

C’est une certitude, presque aucun autre outil n’a autant tiré profit de la pandémie du coronavirus. Afin d'établir le travail à distance le plus rapidement et le mieux possible, Zoom a été l'alternative de choix pour de très nombreuses entreprises. Même si la concurrence a rattrapé son retard, Zoom reste un puissant outil de collaboration principalement utilisé pour l’organisation de vidéoconférences.

Facile à configurer, facile à utiliser et doté de nombreuses options, il obtient de très bons résultats par rapport aux outils multi-tâches. Zoom a récemment introduit un assistant basé sur l'IA pour aider les utilisateurs à préparer les réunions et à rédiger des e-mails.
 

Miro

Selon l'entreprise, cet outil relativement nouveau est une plateforme de collaboration visuelle parfaite pour tenir des réunions, favoriser le brainstorming, permettre des flux de travail agiles et une planification stratégique. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux blancs en ligne et les partager avec d’autres membres de l'équipe. Ils peuvent de plus compter sur l’aide offerte par divers modèles.

N'importe qui peut ensuite modifier les tableaux et ajouter des notes, des images, des vidéos et d'autres contenus multimédias. Les flux de travail sont présentés visuellement et clairement et l'interface utilisateur est intuitive et facile à utiliser.  L'outil est également compatible avec d'autres logiciels tels que Slack et Trello.
 

Trello

Trello simplifie la gestion de projet au sein des entreprises et facilite la collaboration avec les clients. Au centre des fonctionnalités offertes par le programme figurent des tableaux Kanban avec des cartes et des listes contenant des tâches, des projets ou des objectifs. Ceux-ci peuvent être reportés à mesure que les tâches sont terminées ou que les priorités changent. Des tâches peuvent être assignées et des parcours pour atteindre les objectifs peuvent être documentés. Trello souhaite donc offrir des solutions fonctionnelles et accessibles. Toutefois la gamme des fonctionnalités proposées reste limitée à la visualisation des flux de travail.