Qu'est-ce que la gestion de projet agile ?
Au départ, on établit une planification fixe et le résultat final est décrit de façon précise : c'est ainsi que se présente en général la gestion de projet classique. Ce processus fait encore ses preuves dans de nombreuses entreprises, mais dans de nombreux cas, cette approche n'est aujourd'hui ni efficace, ni efficiente.
Pour quelles raisons ? D'une part, parce que la numérisation a changé les règles du jeu de façon disruptive dans de nombreux domaines : de nombreux processus sont devenus non seulement plus rapides, mais aussi plus volatils. Et d'autre part, parce que les crises récentes ont contrecarré les plans autrefois fiables et bouleversé les structures éprouvées. C'est ce que montrent l'évolution des prix de l'énergie, la pénurie de matières premières et les nombreuses ruptures de chaînes d'approvisionnement.
Face à ces facteurs, les entreprises doivent devenir plus flexibles pour pouvoir réagir de façon agile et spontanée aux nouvelles conditions. L'un des moyens pour y parvenir est la gestion de projet agile. Il s'agit d'une procédure itérative, dans laquelle un produit ou un projet est testé et optimisé plusieurs fois au cours de son développement, selon des cycles courts.
Les cinq éléments de la gestion de projet agile
En ce qui concerne la gestion de projet, « l'agilité » à cinq attributs essentiels, qui constituent les éléments de la méthode :
- la transparence
- la focalisation sur le client
- l'adaptabilité
- la responsabilité personnelle (gestion efficace)
- l'amélioration continue
En d'autres thermes, la gestion de projet agile consiste à apporter un projet ou un produit à maturité sur le marché en faisant des ajustements continus par petites étapes, plutôt que de s'en tenir à un plan fixe jusqu'à son achèvement.
L'aperçu suivant montre ce que cela signifie pour les attributs mentionnées ci-dessus.
1. la transparence
L'un des thèmes centraux de la gestion de projet agile est la compréhension commune du processus entre tous les participants. Cela nécessite une plus grande transparence dans la façon dont les équipes travaillent et communiquent. Surtout lorsque différents services et plusieurs intervenants extérieurs sont impliqués dans un projet.
Dans un environnement agile, les personnes partagent ouvertement l'avancement de leur travail en intégrant des outils d'information. Cela permet à chacun de comprendre ce que font les collègues et comment ils le font, ce qui permet à son tour d'échanger sur la manière dont il est possible de faire mieux.
De plus, les membres de l'équipe sont encouragés à partager librement leurs idées et leurs défis, sans avoir à craindre que cela ne mette en péril leur statut dans le projet. Ainsi, la gestion agile du travail aide à reconnaître les erreurs et à travailler ensemble pour les résoudre.
2. la focalisation sur le client
L'approche agile de gestion de projet met fortement l'accent sur la bonne compréhension des besoins du client par une collaboration permanente. L'objectif est de proposer au client, non seulement ce qu'il a demandé, mais ce dont il a réellement besoin.
C'est pourquoi les boucles de Feedback fréquentes dans le cycle de vie de gestion de projet agile servent de points de contrôle, qui permettent au client de voir comment ses souhaits se traduisent dans la pratique. C'est important, car le résultat ne correspond pas toujours à l'idée initiale de résolution du problème, car les conditions du marché ont changé entre-temps.
Grâce à une collaboration importante avec le client, l'approche agile vise aussi à améliorer l'efficacité des projets en réduisant le travail à effectuer après l'achèvement. Par conséquent, les projets agiles entraînent une baisse des niveaux de production et des coûts de retard, ce qui rend le produit ou le service moins cher pour le client final.
3. l'adaptabilité
La gestion de projet agile permet aux équipes de mieux réagir aux changements. Cela nécessite également une communication plus fréquente sur l'état d'avancement avec le client final, afin que les équipes puissent obtenir un feedback rapide directement du marché.
C'est pourquoi la méthode agile se concentre sur une approche itérative, où les services analysent leurs projets et les synchronisent en permanence avec les clients. Ainsi, les équipes détectent très rapidement les changements de demandes, s'adaptent vite à la nouvelle situation et évitent les retards dans la réalisation finale du projet.
4. La responsabilité personnelle
Dans la gestion traditionnelle de projet, toutes les informations, par exemple, passent par un chef de projet dédié, qui attribue les tâches aux différents membres de l'équipe. Certaines informations peuvent ainsi être perdues. En revanche, les projets agiles laisse une grande partie du processus de décision aux membres de l'équipe. Cela crée un environnement de responsabilité partagée, qui motive les équipes et leur permet de travailler plus efficacement.
En contrepartie, la direction devient plus efficace, car elle se concentre sur la gestion du travail et la génération de bénéfices pour l'entreprise. C'est pourquoi, les dirigeants agiles qui réussissent fixent des objectifs communs avec les membres de leur équipe et aident à surmonter les obstacles en optimisant le flux de travail, en fournissant les ressources nécessaires et en encourageant l'apprentissage coopératif.
5. L'amélioration continue
L'une des caractéristique principale de la gestion de projet agile est de créer un environnement de perfectionnement continu. Les équipes participent régulièrement à des cycles d'apprentissages en marge du développement du projet, plutôt qu'à une grande réunion « Lessons Learned »à la fin du projet.
Il en résulte des importantes optimisations de processus, bien que le projet soit encore en cours. De plus, le travail est découpé en petits éléments, qui sont continuellement transmis aux clients pour vérification et commentaires. Cela contribue également au développement continu d'un produit ou d'un service, avec pour but de l'adapter parfaitement au client cible.
Les inconvénients de la gestion de projet agile
Les avantages de la gestion de projet agile décrits en détails ici sont également contrebalancés par quelques inconvénients, qui ne sont toutefois pas à noter dans tous les projets. Cela comprend
- une documentation difficile
- des exigences de projet excessives
- une gestion du temps exigeante
- la difficulté d'application pour les projets à long terme
- des prévisions de coûts difficiles à calculer
- des efforts de communication importants
Gestion de projet agile dans le domaine B2B
La gestion de projet classique peut continuer à fonctionner dans le secteur B2B. Mais elle n'a d'avenir que si les processus sont clairs et rigides, avec peu d'instances. Cependant, la plupart des projets sont suivis de plus en plus souvent par plusieurs intervenants avec des intérêts parfois divergents. À cela s'ajoute de plus en plus souvent des conditions de marchés évoluant rapidement.
Cela implique pour les chefs de projet B2B et les dirigeants des services achats une charge de travail toujours plus importante. Ils sont en contact permanent avec le services internes impliqués, ainsi qu'avec les services externes et les clients. Résultat : des échanges fréquents, une coordination coûteuse et des négociations récurrentes concernant les conditions et les prix.
Cela entraîne une modification et une adaptation constante des plans et des exigences. Ces défis de coordination, et d'autres, mobilisent beaucoup de temps et de potentiel des dirigeants. La gestion de projet agile répartit leur responsabilité et leurs tâches sur les épaules d'autres participants au processus.
Cela suppose toutefois une nouvelle façon de penser et de travailler dans l'entreprise. Cela ne peut se faire du jour au lendemain dans le secteur B2B, avec ses structures établies depuis de nombreuses années (et qui ont fait leurs preuves jusqu'à présent). Il est préférable de planifier, étape par étape, de façon stratégique l'introduction de la gestion de projet agile.
1. étape : convaincre
La mise en place ne réussit que si tous les participants s'y implique. C'est pourquoi, il faut d'abord convaincre les forces internes de la gestion de projet agile. Cela permet de marquer des points pour une adaptation ultérieure aux parties prenantes externes.
2. étape : créer une base
Si tous les participants sont d'accord avec le projet, il convient de poser les bases de la future collaboration. Il est judicieux de gérer l'ensemble du processus grâce à un logiciel accessible à tous les participants. Il servira de plateforme pour la communication, la répartition des tâches et l'enregistrement des progrès. Il est donc le pivot et le point central de la gestion de projet agile.
3. étape : mise en œuvre
La mise en œuvre devrait commencer par un projet relativement simple. Pour permettre de tester à petite échelle les principaux processus et d'identifier les points faibles fondamentaux. Si le démarrage est réussi, il est possible de s'attaquer à des projets plus ambitieux.
4. étape : optimisation
La gestion de projet agile est elle-même un processus agile. C'est pourquoi, il est important d'adapter constamment, non seulement les différentes missions dans leur processus de développement, mais également la méthode elle-même. Pour cela, il convient d'organiser des réunions avec les parties prenantes internes et externes, pour pouvoir partager les expériences. Cela permet de parler des problèmes et d'optimiser les processus.
